Memahami Laporan

      Laporan ini memiliki peran penting dalam suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi . Dengan hubungan antara individu dalam suatu organisasi baik dalam bentuk hubungan antara atasan dan bawahan , atau antara sesama karyawan mapan akan mampu mewujudkan sistem pendelegasian wewenang dan akuntabilitas akan memastikan organisasi yang efektif dan efisien .
  Definisi adalah bentuk penyajian fakta yang dilaporkan tentang situasi atau kegiatan , pada dasarnya fakta yang disajikan sehubungan dengan tanggung jawab yang diberikan kepada pelapor . Fakta bahwa materi atau informasi yang disajikan didasarkan pada kondisi objektif yang dialami oleh pelapor ( dilihat , didengar , atau dirasakan sendiri) ketika wartawan melakukan suatu kegiatan .
Dalam membuat laporan resmi , bahasa yang digunakan harus menjadi bahasa yang baik , jelas dan teratur . Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan menggunakan gaya hiasan , tetapi dalam hal sintaks bahasa biasa, jelas menunjukkan hubungan antara kata dengan kata lain dan kalimat demi kalimat antara satu sama lain . Penggunaan orang pertama dan kedua harus dihindari , kecuali penggunaan kata " kami " ketika mengirimkan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas .
A. Prinsip - prinsip penulisan laporan
Laporan ini pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Untuk dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif , sebuah laporan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut .
1 . Lengkapi Ini berarti bahwa data dan fakta-fakta yang terdapat dalam laporan harus lengkap
2 . Laporan Cleara disebut jelas ketika deskripsi dalam laporan tersebut tidak memberikan kesempatan untuk ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda . Hal ini dapat dicapai jika bahasa yang digunakan dengan benar dan komunikatif
3 . Data yang benar / accurateThe dan fakta bahwa seseorang dapat menyebabkan pembaca untuk membuat keputusan yang salah . Jadi kebenaran atau keakuratan dari isi laporan yang diperlukan.
4 . Sistematis Laporan harus diatur sedemikian rupa , dengan sistem pengkodean teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca . Laporan ini juga secara sistematis mendukung unsur kejelasan yang telah dibuat oleh unsur - unsur bahasa .
5 . Tujuan penulis laporan tersebut tidak dapat memasukkan selera pribadi ke dalam laporan. Pelaporan harus netral dan menggunakan ukuran umum di minilai sesuatu .
6 . Ketepatan waktu mutlak diperlukan , karena bisa menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan keputusan penundaan .
B. Jenis Laporan
Laporan dapat diklasifikasikan menurut :
1 . Tujuan pelaporan

    Laporan informativ , laporan ini dimaksudkan untuk memberikan informasi dan tidak dimaksudkan untuk memberikan analisis atau rekomendasi . Titik penting adalah penyediaan informasi yang akurat dan rinci .
    Laporan rekomendasi laporan bahwa selain memberikan informasi juga mencakup pendapat pengadu , dengan tujuan memberikan rekomendsasi ( usulan yang tidak mengikat ) . Namun akurasi dan detail informasi masih diperlukan agar rekomendasi juga meyakinkan .
    Laporan analisis , laporan berisi pikiran sumbangan pelapor , bisa menjadi pendapat atau saran , setelah analisis menyeluruh dan mendalam . Kebanyakan laporan akademis dalam kategori ini .
    Laporan Akuntabilitas , di mana pelapor memberikan gambaran pekerjaan yang sedang dilakukan ( Laporan Kemajuan ) atau sudah dilaksanakan ( evaluatif ) .
    Laporan Kelayakan ( laporan kelayakan ) . Pelaporan untuk menganalisis situasi dan masalah secara mendalam dalam penilaian adalah opsional : layak atau tidak . Berbagai dinanalisis alternatif , kemudian ditentukan mana yang lebih baik .

2 . laporan Bentuk

    Laporan Memo berbentuk , biasanya laporan singkat berisi itu - hanya dasar-dasar , dan beredar di kalangan internal organisasi .
    Laporan surat formulir , isi lebih panjang daripada yang dilaporkan dalam bentuk memo , sekitar tiga lembar folio . Dapat diarahkan kepada organisasi luar .
    Laporan bentuk manuskrip , laporan bisa panjang atau pendek . Jika panjangnya dalam format buku , dan pengiriman adalah mutlak diperlukan surat pengantar atau memo .
    Laporan berbentuk campuran , laporan tidak lain hanyalah kombinasi dari bentuk naskah dengan memo atau surat . Membuat ini karena ini sangat kompleks dan harus dikombinasikan dengan bentuk teks sehingga bagian coding - baiannya mudah .
    Laporan bentuk berbentuk .
    Laporan membentuk buku .

3 . waktu pengiriman

    Laporan insidentil , laporan tidak disampaikan secara teratur , hanya kadang-kadang untuk suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap .
    Laporan Berkala ; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai periode juga. Contoh : Laporan Harian , Mingguan , Bulanan , dan sebagainya.